مساعد إداري محترف الوصف الوظيفي وأهم المتطلبات - قيود

هل تبحث عن أهم المعلومات لوظيفة المساعد الإداري؟ وقد أتعبك التنقل بين المعلومات المتفرقة هنا وهناك؟؛ جمعنا لك أهم البيانات التي يمكن أن ينتابك الفضول لها حول هذه الوظيفة، يعد دور مساعد إداري من الأدوار الحيوية التي تسهم في الحفاظ على سير العمل في المؤسسات. يُعتبر هذا الدور محوريًا في توفير الدعم الإداري والإشرافي لجميع الأقسام، مما يسمح بتحقيق أهداف المؤسسة بشكل أكثر تنظيمًا وسلاسة. يشمل دور مساعد إداري العديد من المسؤوليات المتنوعة التي تتطلب مهارات تنظيمية وذهنية عالية، فضلًا عن القدرة على التكيف مع بيئات العمل المتغيرة وتحمل ضغط العمل الهائل أحيانًا. من خلال هذا المقال، سنتعرف على الوصف الوظيفي لهذا الدور، مع شرح للمهام والمسؤوليات، الشروط المطلوبة، المؤهلات اللازمة، وأوقات العمل وبيئته، بالإضافة إلى نموذج يومي لبرنامج المساعد الإداري يمكن الاستفادة منه. تابع معنا.

من هو المساعد الإداري "Administrative Assistant"؟

مساعد إداري هو الشخص المسؤول عن تقديم الدعم الإداري داخل الشركات أو المؤسسات، ويعمل بشكل وثيق مع المدراء وفرق العمل الأخرى لتنظيم العمل اليومي وضمان سير العمليات بسلاسة. قد تتنوع مهام المساعد الإداري بناءً على نوع المؤسسة وحجمها، ولكن بشكل عام، يتولى هذا الدور ترتيب الاجتماعات، إدارة المراسلات، تنظيم الملفات، والقيام بالعديد من المهام الأخرى التي تساهم في تسهيل العمل الإداري.

المسؤوليات الرئيسية للمساعد إداري:

تتعدد مهامه ومسؤولياته ويختبر العديد من المواقف لنجمل أهمها على النحو التالي:

المسؤوليات الرئيسية للمساعد إداري

• إدارة المكالمات الهاتفية والمراسلات: يعد الرد على المكالمات الهاتفية وتنظيم المراسلات، مثل: البريد الإلكتروني، الفاكس، الرسائل المكتوبة، أحد المهام الأساسية. يجب أن يكون المساعد الإداري قادرًا على التمييز بين المكالمات العاجلة والأخرى غير العاجلة، وتوجيه المكالمات إلى الأشخاص المعنيين. بالإضافة إلى ذلك، يحتاج المساعد الإداري إلى التعامل مع البريد الإلكتروني بشكل فعال، والرد عليه أو تنظيمه وفقًا لأولوياته.

• تنظيم الجداول الزمنية والاجتماعات: المساعد الإداري مسؤول عن تنظيم مواعيد الاجتماعات وترتيب جداول العمل اليومية. يتطلب هذا الدور تنسيقًا بين مختلف الأقسام لتحديد أوقات الإجتماعات، إرسال الدعوات للمشاركين، وتجهيز المواد اللازمة للاجتماع، مثل: التقارير والعروض التقديمية. بالإضافة إلى ذلك، يجب عليه التأكد من تجهيز الأماكن المناسبة للاجتماعات واللقاءات.

• إعداد وتوزيع التقارير والمذكرات: يقوم المساعد الإداري بإعداد وتوزيع التقارير الدورية للمراجعة والموافقة. وتشمل هذه التقارير عادةً المعلومات الإدارية، المالية، والتشغيلية التي تحتاج إلى التنسيق مع الأقسام الأخرى. يتم تحضير هذه الوثائق بتنسيق احترافي وتوزيعها على المعنيين في الوقت المناسب.

• إدارة الأنظمة المكتبية والملفات: من أبرز المهام التي يتولاها مساعد إداري هي تنظيم الملفات والوثائق. يتم ذلك من خلال إنشاء أنظمة لتخزين الملفات الإلكترونية والورقية بشكل منظم، مما يسهل الوصول إليها عند الحاجة. يتطلب هذا العمل مهارات تنظيمية قوية للحفاظ على الأرشيف بشكل دقيق ومرتب.

• تنسيق السفر والترتيبات اللوجستية: يشمل دور المساعد الإداري تنسيق ترتيبات السفر للموظفين والإدارة، بما في ذلك حجز تذاكر الطيران، تنظيم أماكن الإقامة، وتخطيط الرحلات التجارية. يجب على المساعد الإداري أن يكون قادرًا على تحديد التوقيت المثالي والتأكد من توفر جميع الخدمات المرتبطة بالسفر.

• إعداد الفواتير وتقارير النفقات: يعنى المساعد الإداري أيضًا بمراقبة الفواتير والنفقات اليومية للمؤسسة. يشمل ذلك إعداد الفواتير للمدفوعات، متابعة الدفع، وتنظيم التقارير الخاصة بهذه النفقات من أجل تقديمها إلى الفرق المالية.

المهارات المطلوبة لمساعد إداري:

لكل وظيفة عدة مهارات يجب على كل موظف أن يعتني بها لتمضي به نحو الأفضل، مساعد إداري هي من أحد أهم الوظائف التي يراعى فيها المهارات التالية:

• مهارات التواصل الفعّال: يجب على كل مساعد إداري أن يكون قادرًا على التواصل بفعالية مع فرق العمل المختلفة وبين الأقسام المتعددة، سواء شفويًا أو كتابيًا. هذه المهارات مهمة خصوصًا في الرد على المكالمات الهاتفية، المراسلات عبر البريد الإلكتروني، وتنسيق الاجتماعات والتعامل مع الأفراد والجماعات.

• القدرة على التنظيم وإدارة الوقت: نظرًا لتعدد المهام والمسؤوليات، من الضروري أن يمتلك المساعد الإداري مهارات تنظيم الوقت بشكل احترافي. يتطلب العمل التعامل مع العديد من المهام في نفس الوقت وتحديد أولويات المهام بشكل دقيق وفق الخطط المعدة مسبقًا أو وفق الجدول المتغير باستمرار.

• السرية والدقة: التعامل مع المعلومات الحساسة يتطلب درجة عالية من السرية والدقة في الأداء، فالتعامل مع معلومات دقيقة وتخص أرباب العمل، العملاء، وحتى الموظفين يحتاج إلى الانتباه الشديد، الكتمان، وعدم التغافل عن الجودة في تقديم الخدمة.

• إتقان البرمجيات المكتبية: مثل: "Google Workspace,Microsoft Office" لتسهيل مهام الكتابة، تحرير المستندات المختلفة، إدارة البريد الإلكتروني والمراسلات، وتنظيم العمل اليومي، الأسبوعي والشهري وفق قاعدة بيانات تساعد على الدقة والاحترافية.

• مهارات حل المشكلات: قدرة المساعد الإداري على التفكير النقدي وحل المشكلات بشكل فوري وفعال تُعد من المهارات الضرورية في هذه الوظيفة، حيث قد يواجه الموظف تحديات بشكل شبه يومي في مختلف قطاعات عمله، وهي تتطلب قرارات سريعة وحلول مبتكرة.

المؤهلات والشهادات المطلوبة لوظيفة مساعد إداري:

بالطبع! لدينا عدة مؤهلات يجب أن يتمتع بها المتقدم لوظيفة مساعد إداري لضمان الحصول على الوظيفة، وهي:

• المؤهل العلمي: يجب أن يمتلك المساعد الإداري شهادة الثانوية العامة في بعض المؤسسات، وتفضل بعض المؤسسات الأخرى أن يكون قد أكمل دراسته الجامعية في مجال الإدارة أو أحد المجالات ذات الصلة، مثل: إدارة الأعمال.

• الخبرة السابقة: يفضل وجود خبرة سابقة في وظائف إدارية أو مكتبية، قد تصل إلى سنتين أو أكثر حسب نوع الوظيفة، وفي بعض الأحيان والمؤسسات المبتدئة قد لا يشترط خبرة في المجال.

• إتقان البرمجيات المكتبية: مثل: برامج مايكروسوفت، منصات جوجل، واستخدام الانترنت، وأيضا التعامل بحرفية مع أجهزة الحاسوب. بالإضافة إلى برامج البريد الإلكتروني وبرامج إدارة الوقت والتسلسل الزمني.

• مهارات تنظيمية وتواصلية: على المساعد الإداري أن يتمتع بمهارات قوية في التواصل مع الآخرين وتنظيم المهام، والقدرة على الربط بين الأفراد والمؤسسات المعنية التي تتعلق بمجال عمل المؤسسة التي يعمل بها.

بيئة العمل وأوقاته والفرص المستقبلية لوظيفة المساعد الإداري:

بيئة العمل:

العمل في بيئة مكتبية ضمن فريق ديناميكي، يتطلب العمل التحلي بمرونة عالية خاصة أنه وفي بعض الأحيان يكون العمل خارج أوقات الدوام المعتادة لإتمام المهام الطارئة أو العاجلة، وأيضًا بيئة عمل وظيفة مساعد إداري من أكثر الوظائف ضغطًا وتوترًا في بعض الأحيان لما لها من خصوصية الموقع.

أوقات العمل:

تختلف الأوقات بحسب سياسات المؤسسة، ولكن غالبًا ما تكون وظيفة مساعد إداري بدوام كامل. يمكن أن تكون ساعات العمل عادة من الساعة 9 صباحًا حتى 5 مساءً، ولكن قد يتطلب الأمر في بعض الأحيان العمل في ساعات إضافية أو أثناء عطلات نهاية الأسبوع، أو المناسبات الخاصة بالعمل، أو حتى في الأعياد والمناسبات الرسمية، خاصة إذا كانت هناك مهام طارئة أو مواعيد حاسمة.

الفرص الوظيفية المستقبلية:

يمكن للمساعد الإداري أن يتطور تدريجيًا في مجال العمل، ليصبح مسؤولًا عن إدارة فرق، أو يتم ترقيته إلى وظائف إدارية أعلى، مثل: مدير مكتب، مدير عمليات. كما يمكنه التخصص في مجالات أخرى، مثل: الموارد البشرية أو إدارة المشاريع. وبعض الأحيان قد يحالف الحظ المساعد الإداري ليرتقي السلم الوظيفي أكثر وفق كفاءته ليصبح مديرًا عامًا أو مديرًا تنفيذيًا.

التحديات التي قد يواجهها مساعد إداري:

للوظيفة عدة تحديات كغيرها من الوظائف والمهام في هذا السياق، نذكر لك بعضها:

• الضغط الزمني: تعدد المهام والمهام العاجلة قد يؤدي إلى ضغط نفسي وزمني سواء في الوقت أو في الأولويات، مما يتطلب القدرة على العمل تحت ضغط كبير، لذا من الضروري التأكد من جاهزيتنا.

• التعامل مع معلومات حساسة: يعد هذا تحدي حقيقي فالتعامل مع البيانات الحساسة يتطلب درجة عالية من السرية والدقة، وأيضًا خصوصية منقطعة النظير.

• العمل مع فرق متعددة: العمل مع فرق متعددة يتطلب مهارات تواصل وتفاعل عالية لضمان عدم تضارب الجهود، لذا التحلي بالتعاون أولوية لتتمكن من تحقيق القدرة العالية على التنسيق وتوزيع المسؤوليات.

نموذج لتوزيع المهام والمهارات للمساعد الإداري:

في أي شركة أو مؤسسة أو مكان عمل ستحتاج لإدارة نفسك بطريقة تسمح بإتمام مهامك على أكمل وجه، للتعرف أكثر على مهمة المساعد الإداري أعددنا لك نموذجًا بالأعمال اليومية على 3 جداول للتوضيح بصور أفضل على النحو التالي:

نموذج يوم عمل مساعد إداري:

يمكن تحويل البرنامج اليومي لمساعد إداري إلى جدول يومي منظم لتسهيل المهام. إليك نموذجًا:

الأدوات المستخدمة خلال اليوم في وظيفة مساعد إداري:

المهام اليومية المتكررة لوظيفة مساعد إداري: 

تساعد هذه الجداول في تنظيم اليوم بشكل فعّال للمساعد الإداري، مما يساهم في تحسين مستوى الإنتاجية وتنظيم العمل داخل المكتب. من خلال تقسيم المهام بوضوح وتحديد وقت لكل مهمة، يمكن تحقيق أقصى استفادة من اليوم وضمان سير العمل بشكل مستمر دون أي تأخير.

الخاتمة:

في الختام، يمكن القول إن دور المساعد الإداري هو أحد أهم الأدوار الأساسية في أي مكان عمل يسعى لتحقيق التميز الإداري، حيث يسهم هذا الدور في تسهيل وتنظيم العمل اليومي، يمكن من خلاله تقديم الدعم اللازم لتحقيق أهداف العمل، كما أن هناك العديد من الفرص لتطوير هذا الدور وتحقيق تقدم مهني مستدام، مما يحسن من الأداء العام للمؤسسة. يمكن للمساعد الإداري أن يكون عنصرًا حيويًا في تحسين بيئة العمل إذا ما اختير بشكل متأني؛ ولذا، من المهم التأكد من اختيار الأشخاص المؤهلين لهذا المكان بدقة وبدون تعجل، أشخاص يمتلكون المهارات اللازمة والمعرفة الكافية للقيام بمسؤولياتهم بجودة عالية، وتحمل الأعباء المهنية في الحياة العملية.

المراجع:

• 1.

• 2.

انضموا إلى مجتمع قيود الملهم! اشتركوا في صفحتنا على لينكد إن وتويتر لتكونوا أول من يطلع على أحدث المقالات والتحديثات. فرصة للتعلم والتطوير في عالم المحاسبة والتمويل. لا تفوتوا الفرصة، انضموا اليوم!