إن شجرة الحسابات هي جوهر النظام المحاسبي، وهي الأساس الذي يستند عليه كل شيء في مجال المالية والمحاسبة، هذه البنية الهرمية للحسابات تنظم وتحدد كيفية تسجيل، وتصنيف، وتلخيص العمليات المالية، كما أنها المفتاح لفهم الوضع المالي لأي منشأة، والجدير بالذكر أن إدراك كيفية عمل هذه الشجرة وأهميتها يساعد المحاسبين والمديرين الماليين على اتخاذ قرارات أكثر دقة وموثوقية؛ فهي ليست مجرد مجموعة من الأرقام والبيانات، بل الوسيلة التي تمكن المؤسسات من إدارة أعمالها بفاعلية، تتبع التدفقات المالية، وأيضًا اتخاذ القرارات الاستراتيجية،؛ لذا في هذه المقالة، سنستكشف بالتفصيل ما هي هذه الشجرة، وكيف تنظم البيانات المالية، وكيف يمكن استخدامها لتحسين الأداء المالي للشركة، وكيفية إعدادها؛ لذا تابع معنا للأخير.
هي عبارة عن خريطة تنظيمية تساعدنا في تصنيف، وتبويب كافة العمليات المالية التي تتم في المنشأة؛ فالحساب هو الأداة التي نوثق من خلالها كافة المعاملات المالية تحت بند معين، مثل: حساب المبيعات الذي يلخص كافة المعاملات المالية المتعلقة بالمبيعات، ولكي نتمكن من متابعة وإدارة هذه العمليات المالية بشكل منظ نحتاج إلى شجرة حسابات ترقم وتصنف هذه الحسابات، وعادة ما يبدأ نظام الترقيم بالأصول، يليها الخصوم، ثم حقوق الملكية، ومن ثم الإيرادات والمصروفات.
يعد دليل الحسابات بمثابة الخارطة التي نستطيع من خلالها الرجوع إلى أي حساب، وتحديد موقعه بين الحسابات الأخرى؛ وبالتالي فإنه أحد أهم العناصر الأساسية للنظام المحاسبي.
هناك أهمية كبيرة لاستخدام شجرة الحسابات في المحاسبة، إذ تسهل عملية تنظيم وتوثيق العمليات المالية للمنظمة بشكل فعال، ويمكن اختصار أهمية شجرة الحسابات فيما يلي:
إن شجرة الحسابات هي الهيكل التنظيمي للحسابات المالية في الشركة، إذ تهدف إلى تنظيم وتصنيف هذه الحسابات بطريقة منطقية ومنسقة، وتذكر أن هناك مجموعة من النقاط الأساسية التي يجب مراعاتها عند تصميم هذه الشجرة:
يجب تحديد الحسابات الرئيسة، مثل: الأصول، والخصوم، وحقوق الملكية والإيرادات، وكذلك المصروفات، والجدير بالذكر أن هذه ستكون المستويات الأعلى في شجرة الحسابات.
ثانيًا، تأتي المستويات الفرعية لكل مستوى رئيس، وذلك كما يلي:
الجدير بالذكر أن هذه المستويات الفرعية توفر تفصيلًا أكبر لكل جانب من الجوانب المالية للمؤسسة.
ثالثًا، تنقسم المستويات الفرعية إلى مزيد من التفاصيل في المستويات الأدنى، وذلك كما يلي:
هكذا تتناول المستويات الأدنى التفاصيل الدقيقة لكل جزء من أجزاء شجرة الحسابات.
يمكن إضافة مستويات تحليلية أخرى للبنود الفرعية؛ مما يزيد من دقة وتركيز الشجرة الحسابات؛ فالعملاء يمكن تقسيمهم إلى عملاء تجزئة وجملة، أو محليين ودوليين، والاستثمارات إلى استثمارات في شركات شقيقة، وتابعة، ومتاحة للبيع.
يُعطى رقم لكل حساب رئيس وفرعي، بحيث يعكس موقعه في الهيكل، وهناك عادة تسلسل رقمي معين تتبعه معظم الشركات سنوضحه بشكل أكثر تفصيلاً في الفقرة القادمة.
يجب أن تكون شجرة الحسابات قابلة للتطوير مستقبلاً؛ لتتناسب مع نمو وتطور الشركة، وتعقيد عملياتها.
عند تصميم هذه الشجرة، يجب مراعاة المتطلبات والمعايير المحاسبية المطبقة؛ لضمان التوافق والانسجام، وأفضل حل لك هو استخدام برنامج محاسبة، مثل: قيود.
المصروفات المستحقة هي التكاليف التي تخص الفترة المالية الحالية لكنها لم تُدفع بعد. تتضمن أمثلة مثل الإيجارات غير المسددة أو الرواتب المتأخرة. تُدرج المصروفات المستحقة تحت بند المصروفات الأخرى في شجرة الحسابات، وهي تعبر عن التزامات الشركة الحالية التي يجب تسويتها خلال فترة مالية محددة. حساب هذه المصروفات يساعد في تقدير الوضع المالي بشكل دقيق ومعرفة الالتزامات المالية التي يجب تسويتها، مما يسهم في تخطيط الموارد النقدية وضمان إدارة مالية فعالة للشركة دون مواجهة نقص في السيولة.
لكي نفهم هذه الشجرة عن قرب؛ لنفترض أن هناك شركة تجزئة نجد أن الحسابات الرئيسة بها تشمل: الأصول، والخصوم، ورأس المال، وتحت كل من هذه الحسابات الرئيسة هناك حسابات فرعية تفصيلية، مثل: الأصول الثابتة، والأصول الحالية، والأصول غير الملموسة؛ وبدورها تنقسم هذه الحسابات الفرعية إلى حسابات ثانوية أكثر تحديًا، مثل: النقد في البنك، والمدينون، والمخزون.
الجدير بالذكر أن هذا التصنيف الهرمي يسمح للمحاسبين بتتبع وتحليل العمليات المالية بدقة متناهية، فعلى سبيل المثال: يمكن رصد التغيرات في رصيد النقد في البنك، وكيف ترتبط هذه التغيرات بالعمليات الأخرى، مثل: المبيعات، والمشتريات.
| الحساب الرئيس | الحساب الثانوي | الحساب الفرعي |
| الأصول | المباني | الأصول الثابتة |
| النقد في البنك | الأصول الحالية | |
| المعدات | ||
| المخزون | ||
| الحقوق التجارية | الأصول غير الملموسة | |
| المدينون | ||
| الخصوم | الرواتب المستحقة | |
| القروض البنكية | الخصوم طويلة الأجل | |
| الموردين | الخصوم قصيرة الأجل | |
| رأس المال | الأرباح المحتجزة | |
| رأس المال الأصلي | رأس المال |
تتكون هذه الشجرة من عدة مستويات، حيث يُقسم كل حساب رئيس إلى حسابات فرعية، والذي بدوره قد ينقسم إلى حسابات أدق.
تبدأ عملية بناء شجرة الحسابات بتحديد الحسابات الرئيسة، والتي عادةً تكون الأصول، والخصوم، وحقوق الملكية، والإيرادات، والمصروفات، بحيث يُعطى كل حساب رئيس رقم مميز، فعلى سبيل المثال:
بعد ذلك، يُقسم كل حساب رئيس إلى حسابات فرعية، والتي تحصل على أرقام مميزة تبدأ برقم الحساب الرئيس، فعلى سبيل المثال: تحت الأصول (1) قد يكون هناك الأصول المتداولة (11)، والأصول غير المتداولة (12)، وتتبع هذه الطريقة في تقسيم الحسابات الفرعية إلى مستويات أكثر تفصيلًا.
يجمع المخطط العام للحسابات جميع الحسابات التي من المحتمل أن تستخدمها الشركة خلال دورتها، وهكذا نجد كافة الحسابات هناك، دون تمييز لقطاع النشاط، وهي مقسمة إلى 8 فئات:
الجدير بالذكر أن استخداماتها مخصصة لأغراض مختلفة، وفي الواقع تستخدم الفئات من 1 إلى 5 لإنتاج الميزانية العمومية المحاسبية في شجرة الحسابات، وتستخدم 6 و 7 في قائمة الدخل، وتستخدم الفئة 8 فقط في حالات محددة معينة.
بعد ذلك تقسم هذه الفئات، وتوحد باستخدام نظام رمز الأرقام ، إذ تأخذ الفئات الفرعية رقم الفصل الذي يضاف إليه رقم ثانيٍ، فمثلًا في الحسابات المالية (5) نجد البنوك والمؤسسات المالية (51)، وأخيرًا تستمر هذه البنية الشجرية، وتنتهي بالحسابات المسجلة ضمن كل فئة فرعية، والتي تتبع الترميز ذاته؛ وبالتالي فإن الحساب البنكي (512) ينتمي إلى الفئة الفرعية 51.
يُستخدم حساب الموردين لتوثيق جميع المعاملات المالية المتعلقة بالموردين، بما في ذلك المدفوعات والمستحقات. في شجرة الحسابات، يُصنف حساب الموردين تحت بند "الخصوم المتداولة"، ويُعتبر أحد الحسابات الفرعية لحساب الدائنين. هذا التصنيف يساعد في إدارة ديون الشركة تجاه الموردين وتنظيم المدفوعات، مما يسهم في تتبع النفقات بشكل أفضل وضمان أن جميع الالتزامات تجاه الموردين تتم تسويتها في الوقت المناسب. استخدام حساب الموردين يساعد في الحفاظ على علاقة تجارية جيدة مع الموردين وتجنب أي تأخير في المدفوعات.
حساب الموظفين يشمل كافة المعاملات المتعلقة برواتب الموظفين، الأجور، العمولات، والعهد المالية. يُعتبر هذا الحساب جزءًا من حساب المصروفات في شجرة الحسابات، وهو مهم لتوثيق الالتزامات المتعلقة بالموظفين. يُدرج حساب الرواتب كحساب فرعي تحت "المصروفات"، بينما عهد الموظفين تندرج تحت "الأصول المتداولة". هذا التصنيف يسهل عملية متابعة النفقات المرتبطة بالموظفين بشكل دقيق، سواء كانت رواتب دورية أو عهد مالية مرتبطة بعمليات الشركة، مما يساهم في تنظيم الميزانية المخصصة للموظفين والتخطيط للموارد المالية.
| #1 | الأصول | |||
| #11 | الأصول المتداولة | |||
| #111 | النقدية | |||
| #112 | العملاء | |||
| #123 | المخزون | |||
| #12 | الأصول غير المتداولة | |||
| #121 | الأصول طويلة الأجل (ثابتة) | |||
| #1211 | المباني | |||
| #1212 | الآلات | |||
| #1213 | السيارات | |||
| #122 | الأصول غير الملموسة | |||
| #1221 | براءات الاختراع | |||
| #1222 | الشهرة | |||
| #123 | الاستثمارات | |||
| #1231 | الاستثمارات في الشركات الشقيقة | |||
| #1232 | الاستثمارات في الشركات التابعة | |||
| #1233 | الاستثمارات المتاحة للبيع | |||
| #2 | الالتزامات | |||
| #21 | الالتزامات المتداولة | |||
| #211 | الموردون | |||
| #212 | القروض قصيرة الأجل | |||
| #22 | الالتزامات غير المتداولة | |||
| #221 | القروض طويلة الأجل | |||
| #222 | المخصصات طويلة الأجل | |||
| #223 | الالتزامات الضريبية المؤجلة | |||
| #3 | حقوق الملكية | |||
| #31 | رأس المال | |||
| #32 | الاحتياطات | |||
| #33 | الأرباح المحتجزة | |||
| #4 | الإيرادات | |||
| #41 | إيرادات المبيعات | |||
| #42 | إيرادات متنوعة | |||
| #5 | المصروفات | |||
| #51 | المصروفات الإدارية | |||
| #52 | المصروفات البيعية | |||
| #53 | المصروفات التشغيلية | |||
إن إعداد شجرة الحسابات هي عملية حيوية في إدارة السجلات المالية لأي منشأة، ولكن هناك بعض الأخطاء الشائعة التي غالبًا ما يرتكبها المحاسبون أثناء هذه العملية، والتي يجب على الجميع أن ينتبهوا لها، والتي تتمثل فيما يلي:
إن الفشل في تحديث الشجرة بانتظام هو أمر بالغ الأهمية؛ فالأعمال والعمليات المالية تتغير باستمرار؛ لذلك من الضروري مراجعة وتعديل الشجرة بشكل دوري؛ لضمان أنها تعكس بدقة الوضع المالي الحالي للشركة، وإذا أهمل المحاسبون هذه المهمة؛ فقد ينتج عن ذلك بيانات مالية غير دقيقة أو مضللة.
إن عدم تصنيف الحسابات بشكل صحيح هو مشكلة شائعة أخرى، فمن المهم أن يضع المحاسبون نظامًا فعالاً لتصنيف الحسابات حسب الفئات المناسبة، مثل: الأصول، والخصوم، والإيرادات، والمصروفات… وما إلى ذلك، فإذا لم تُصنّف بشكل صحيح؛ فقد يؤدي ذلك إلى صعوبة في تحليل البيانات المالية، والتخطيط المالي بشكل فعال.
بعد أن قررت اختيار برنامج محاسبي، مثل: قيود؛ ليقوم بالمهام الشاقة بدلًا عنك؛ قد تكون في حيرة من أمرك عند إضافة حساب جديد في شجرة الحسابات في البرنامج؛ لذا تابع الخطوات التالية؛ لتكن على بصيرة من أمرك:
بهذه الخطوات البسيطة، يمكنك بسهولة إنشاء حساب جديد في الشجرة باستخدام برنامج قيود المحاسبي.
تُستخدم شجرة الحسابات في البرامج المحاسبية مثل "قيود" لتنظيم العمليات المحاسبية تلقائيًا. تتيح هذه البرامج تصميم شجرة حسابات مخصصة، مع حسابات رئيسية وفرعية، وتعديل الحسابات أو حذفها بحسب احتياجات الشركة. هذا التنظيم الرقمي يساهم في تقليل الأخطاء المحاسبية وتوفير الوقت والجهد، كما يعزز كفاءة العمل عبر تقديم تقارير محاسبية دقيقة وسهلة التحليل. من خلال هذه الحلول البرمجية، يمكن للشركات إدارة حساباتها بفعالية أكبر وضمان توافق عملياتها مع المعايير المحاسبية دون الحاجة إلى نظام يدوي معقد.
إن شجرة الحسابات هي أداة قوية ومفصلية في عالم المحاسبة، والمنظور الذي يوجه المحاسبين في تسجيل، وتبويب، وتحليل المعاملات المالية، وبفضل هذه الشجرة؛ يمكن للمحاسبين أن يتتبعوا بدقة كل تفاصيل الحركات المالية للمنشأة، ويستخلصوا منها صورة شاملة وموثوقة عن وضعها المالي، ولكن الأهم من ذلك أنها تمنح المحاسبين والإداريين القدرة على اتخاذ قرارات مستنيرة بشأن المستقبل، فبتحليل بنود هذه الشجرة، وعلاقاتها ببعضها البعض؛ يمكن استشراف التوجهات المالية للمنشأة، واقتراح الاستراتيجيات الملائمة لتعزيز أوضاعها؛ لذا كان إتقان إعداد هذه الشجرة مفتاح النجاح للمحاسبين في عصرنا هذا؛ إذ إنه من خلالها يمكنهم التمكن من لغة الأرقام، وترجمتها إلى قرارات حاسمة تدفع المنشآت إلى التميز والريادة.
إذا واجهت مشكلة في إعداد شجرة الحسابات لمنشأتك؛ فمن الأفضل لك استخدام برنامج محاسبة سحابي متكامل ليقوم بهذه المهمة بدلًا عنك، ولكن على الرغم من وجود العشرات من هذه البرامج؛ إلا أن برنامج قيود يبقى في الصدارة دائمًا، والجدير بالذكر أنه يقدم أيضًا لجميع عملائه: أنظمة الفاتورة الإلكترونية، وكذلك نظام نقاط البيع، والمخازن، والعملاء… إلخ، بأسعار وجودة لا مثيل لها.
بعد أن علمت ما هي شجرة الحسابات؛ جرِّب قيود الآن مجانًا، ولمدة 14 يومًا؛ لوفي الوقت والجهد عليك.