حين يتم وضع ميزانية الشركة تجدها تتضمن كافة النفقات المنتظمة، والتي يتم تسجيلها أولًا بأول في نظام قيود المحاسبي لتتبع أموال الشركة ومواردها، ولكن تظل هناك بعض المصروفات التي تحتاج الشركة إلى إنفاقها بشكل غير منتظم لإبقاء بيئة العمل مريحة وآمنة للعاملين، وهنا يأتي دور صندوق المصروفات النثرية، الذي يساعد على توفير الاحتياجات الطارئة التي تساعد على استمرار العمل وتحقيق الأهداف اليومية، فما هي المصاريف النثرية وكيف تكون مهمة للشركة؟ وهل يتم تسجيلها في نظام قيود المحاسبي أم لا تحتاج إلى ذلك؟ نوضح لك في مقالنا اليوم كل ما يتعلق بالمصروفات النثرية، مع ذكر أهم مميزاتها وعيوبها التي تؤثر في طريقة عمل الشركة ومدى الحفاظ على أموالها من الإهدار والسرقة.
المصروفات النثرية Petty Cash هو مصطلح محاسبي يشير إلى التكاليف الصغيرة التي يتم إنفاقها على الاحتياجات اليومية وبعض اللوازم البسيطة في الشركة، والتي يُعتمد عليها لإتمام العمل، وهي تندرج تحت بند النثريات في السجلات المحاسبية؛ لكن التعامل معها يتم بصورة مختلفة عن المعاملات المالية الأخرى.
صندوق المصروفات النثرية عبارة عن مبلغ ضئيل متوفر نقدًا في صندوق أو درج مغلق، يُستخدم في شراء اللوازم التي يتطلبها العمل أو الإنفاق على الأمور اليومية، ومن الممكن أن يتم تخصيص صندوق خاص لكل قسم في الشركة مع الاهتمام بتسجيل تلك المصروفات دون تقاعس أو تأخير، ولا يمكن إهمال تسجيل تلك المبالغ رغم كونها أقل من 1000 ريال، لأن عدم تسجيلها قد يُسبب إهدار الأموال فيما لا يفيد وعدم القدرة على إعداد ميزانيات وخطط مالية سليمة للشركة.
يساهم هذا الصندوق في تقليل الأخطاء المالية التي تقع فيها الشركة، وبالتالي منع إهدار الأموال، فبمجرد تسجيل المبلغ الذي يتم إخراجه كمصروف نثري تتم متابعة طريقة إنفاقه والتأكد من استخدامه فيما يفيد، كما أنه يساهم أيضًا فيما يلي:
يتم تقديم المبلغ المخصص كمصروف نثري في الشركة على حسب اعتبارات عدة، كما يتم تجديده كل فترة محددة قد تكون يومية أو اسبوعية أو حسب الحاجة، وتأتي أنواع المصاريف النثرية كالتالي:
هي المصاريف التي يتم إنفاقها على أدوات ومتطلبات لإتمام العمل، مثل شراء اللوازم المكتبية، أو بعض الأدوات البسيطة، أو التعويضات الرمزية التي يتم تقديمها للعاملين في ظروف معينة، بالإضافة إلى الأموال التي يتم إنفاقها بشكل غير منتظم مثل شراء الوجبات للموظفين في ظروف معينة، أو إصلاح شيء تلف فجأة وإصلاحه ضرورة لاستمرار العمل.
هي جزء بسيط من أموال الصندوق النثري يتم تقديمها لسداد ديون صغيرة مثل تكلفة خروج الموظفين لشراء بعض اللوازم الخاصة بالعمل أو مقابلة عملاء أو موردين أو القيام بإجراءات يتطلبها العمل.
يُقصد بها المصاريف التي تتحملها الشركة بصورة طارئة لإنقاذ موقف ما حدث فجأة، مثل تعطل المعدات أو انكسار الأدوات أو حصول عطل كهربي أو ما سوى ذلك.
هو المبلغ الذي يتم وضعه تقديريًا لمنح الفرصة لتوفير كل ما لم تتم إضافته في ميزانية الشركة العمومية، ويقوم مسؤولي الشركة بتقدير هذا المبلغ ويتم تجديده بالطلب المقدم من أمين الصندوق.
حينما تبدأ في إعداد صندوق للمصروفات النثرية عليك اتباع القواعد التالية:
تكليف موظف مؤتمن بمتابعة النثريات في القسم أو الشركة، وتُعطى له صلاحية طلب تجديد المبلغ النقدي، وذلك عند تقديمه ما يثبت إنفاق المبلغ السابق ويوضح القنوات التي تم إنفاقه فيها، ومن مسؤوليات هذا الموظف أيضًا الإشراف على تلك الأموال وإخراجها في المواقف التي تتطلب ذلك.
وذلك من خلال برنامج قيود المحاسبي، حيث يساعد في تتبع وتسجيل القيود اليومية للمعاملات التي تتم باستخدام هذه الأموال؛ لأنها مهما كانت ضئيلة فهي لا زالت تخرج من أموال الشركة وتساعد في أداء العمل على أكمل وجه والإسراف في إنفاقها إهدار لمال الشركة وقد يؤدي إلى إفلاسها.
في العادة لا يتم تسجيل المعاملات التي تتم باستخدام أموال الصندوق النثري إلا عندما يحتاج الموظف المسؤول عنه إلى تجديده، وحينها عليه تقديم كافة الفواتير والإيصالات التي تثبت خروج تلك المبالغ لقاء خدمات وأدوات معينة.
عند تسجيل تلك القيم في الدفاتر يتم افتتاح حساب فائض أو عجز حسب حالة الأموال، وعند تسوية الأموال مع الصندوق فيجب تسجيل حساب دائن أو مدين لتحديد ما إذا كانت توجد أرباح أو خسائر. كما يجب إرفاق الإيصالات والفواتير في السجل أولًا بأول.
يتم صرف هذه النقود وفقًا لخطوات معينة تتم كالتالي:
للتوضيح أكثر بشأن تسجيل المعاملات المالية التي تتم باستخدام صندوق المصروفات النثرية نقدم لك الجدول التالي كنموذج لتسجيل بضعة قنوات تم إنفاق أموال الصندوق النثري على توفيرها، وهو كالتالي:
| التاريخ | الوصف | المبلغ | حالة الإيصال |
| 3 يوليو 2020 | شراء حبر طابعة | 100 ريال | نعم. |
| 7 يوليو 2020 | صرف تعويض | 200 ريال | نعم. |
| 12 أغسطس 2020 | مصاريف سفر | 500 ريال | نعم. |
| 20 أغسطس 2020 | شراء معدات إضاءة | 200 ريال | نعم. |
هناك مميزات عدة تستفيد منها حين تفعيل صندوق المصاريف النثرية في شركتك، منها:
على الرغم من حاجة الشركة إلى الاستفادة من صندوق المصروفات النثرية إلا أن وضعه في يد غير أمينة قد يسبب مخاطر كُبرى، منها:
النقدية الحاضرة أو السائلة في الشركة هي التي يتم استخدامها لتغطية المصروفات الطارئة، وفي هذا الجانب فهي تتشابه مع المصروفات النثرية، ولكن هناك جوانب عديدة تختلف فيها النقدية السائلة عن المصروفات النثرية، وهي:
تتم إدارة الصندوق للتأكد من أنه يلبي الاحتياجات دائمًا، وذلك عبر بضعة خطوات، منها:
مع نظام قيود المحاسبي تتمكن من إدارة صندوق المصاريف النثرية ببساطة وأمان، لأنه يتميز بالكثير من الإمكانيات والمزايا التي تتمثل في التالي:
تعرفنا سويًا على كل ما يخص المصروفات النثرية وأهميتها وطريقة تقييدها محاسبيًا، كما تطرقنا لشرح قواعد صندوق المصاريف النثرية وكيف تتمكن من الاستفادة من هذا الصندوق في شركتك، وما عليك الآن سوى التسجيل في برنامج قيود المحاسبي والاستمتاع بالتجربة المجانية فيه، لتتعرف عن قرب على طريقة إدارة المصروفات النثرية وتسجيلها دون أي صعوبات.