نحن نتفق في أن العشوائية والربحية ضدان لا يجتمعان أبدًا. إذا كنت تفكر وتخطط جيدًا لمضاعفة أرباحك فإن من الركائز الأساسية التي يجب أن تحرص على تطبيقها تطبيقًا سليمًا هي إدارة المخزون إدارةً ناجحة في منشأتك.
لكن أمر إدارة المخزون من خلال الهاتف ليس بالشيء الهين إذا لم يجرِ أتمتة أبرز العمليات الأساسية لتشغيل وإدارة المخزون. لهذا من الأهمية بمكان أن تستثمر جيدًا في برنامج محاسبة سحابي لمساعدتك في العملية. في هذه المقالة سنقدم لك كل ما تحتاج إلى معرفته لإدارة مخزونك في حرفية عالية من خلال هاتفك المحمول.
إدارة المخزون هي عملية تقوم في أساسها على طلب وتخزين وإدارة المنتجات إدارة جيدة من خلال سلسلة التوريد خاصتك، حرصًا على توفير الكمية المناسبة من المنتجات، في المكان المناسب والوقت المناسب. كما أن الإدارة الصحيحة للمخزون تزودك بتفاصيل دقيقة عن نوع وحجم المنتجات المخزنة، وكمياتها ومكان التخزين. إذن، فالغرض الرئيس من إدارة المخزون هو تقليل تكاليف التخزين، لئلا تظل تدفع مبالغ طائلة في تخزين منتجات أهلكها التلف أو انتفت الحاجة إليها، وكي تكون أيضًا من الناحية العملية على بينة من أمرك بخصوص متى تحتاج إلى شراء منتجات جديدة.
هذا هو تعريف إدارة المخزون، أما طريقة إدارته فتختلف من منشأة لأخرى، لكن السؤال الذي يفرض نفسه الآن: ما الدور الجوهري لبرامج المحاسبة السحابية في إدارة المخزون؟
هناك فئات متعددة تصنف من خلالها نوع مخزونك، لتتمكن من إدارته بأفضل صورة ممكنة، وتحقق الأهداف المطلوبة، وعلى الرغم من أن المخزون هو تعبير يصف كل ما تمتلكه المؤسسة من موارد إلا أنه يمكن تصنيفه إلى فئات مختلفة حسب مرحلة التصنيع أو حسب مكان الاحتفاظ به أو غير ذلك، ومن أنواع المخزون ما يلي:
وهي واحدة من الفئات التي يتم تصنيف المخزون إليها حسب مرحلة تصنيعه وإنتاجه، ويمكن تصنيفه إلى أنواع مختلفة وفقًا لذلك، مثل المواد الأولية والمواد تحت التصنيع، ويوضع تحت هذا التصنيف كافة الموارد المستخدمة في إنتاج السلع وتجهيزها.
هي كل السلع التي تم إنتاجها وتخزينها أو عرضها للبيع، ويتم عرض مواصفاتها وأسعارها وتسويقها في الأسواق الملائمة لها لتحقيق الأرباح من خلالها.
يشمل الخامات والمنتجات التي يتم إنتاجها والاحتفاظ بها للإبقاء على التوازن في عملية الإنتاج وتوفير ما يطلبه العملاء بصورة مستمرة دون زيادة ولا نقصان.
وهو المخزون الذي يستخدم للحفاظ على الآليات المستخدمة للتصنيع وضمان عملها بشكل صحيح خاصةً مع تغير الظروف المفاجئ أو المتوقَع.
فئة تتضمن كل الموارد التي تتجدد باستمرار، وهو مخزون متغير يحتاج إلى مراجعة وحصر أولًا بأول لضمان كفايته وعدم زيادته عن الحاجة.
موارد ومنتجات من الضروري حصرها للتصرف فيها خلال وقت محدد منعًا للخسارة، وأيضًا تحديد نسبته المطلوبة لمنع زيادته وإهداره.
من الضروري القيام بعملية إدارة المخزون في كافة المؤسسات؛ لأنها عملية تساهم في تنظيم الأعمال ومنع إهدار رأس مال الشركة ومواردها دون تحقيق استفادة حقيقية، لذا تساعد إدارة المخزون بكفاءة في تعزيز كفاءة الشركة وتسهيل نجاحها في تحقيق أهدافها، وتتمثل الأسباب التفصيلية التي تجعل إدارة المخزون ضرورة فيما يلي:
حينما تتنامى الأعمال يستخدم العاملين في الشركات تقنيات متعددة لمتابعة المخزون والتحكم فيه، لأنه يتزايد ويتم بيعه بصورة أكبر، مما يتطلب متابعة أدق وأكثر كفاءة وتأثيرًا، ومن أبرز التقنيات المستخدمة في تلك الحالة ما يلي:
يتم استخدامه لتحديد قيمة المنتجات وأدائها في السوق، فالمنتج A له قيمة كبيرة ومطلوب بقوة ويحتاج لمتابعة مستمرة لضمان توفره وتوافقه مع طلبات العملاء، بينما المنتج C منخفض القيمة ولا يُباع بنفس السرعة.
يفيد في إدارة المنتجات بحيث تتجنب الشركة تراكم الفائض منها وإهداره، كما يًتابع حركتها لتحديد قيمتها ومدى سرعة بيعها.
تقنية تمكنك من جمع السلع وتصنيفها حسب تواريخ انتهاء صلاحيتها، لوضع خطط ملائمة لتسويقها وتقليل التلف فيها.
يُعرف أيضًا باسم FIFO وتعني First In, First Out وهي تقنية تتابع مواعيد إنتاج البضائع وتكلفتها للتخلص أولًا من السلع التي كلفت الشركة الكثير لإنتاجها، قبل انخفاض السعر مرة أخرى.
يُقصد بها التحكم في عملية الإنتاج بحيث تمنع وجود أي عناصر أو خطوات وجهود إنتاجية لا تضيف للمنتج النهائي أي قيمة أو فائدة، لأنها بذلك تكون مهدرة.
هي الكميات الاحتياطية المخزنة بداعي تغطية احتياجات السوق أولًا بأول، وهي نسب آمنة لأنها تساعد الشركة على تخطي تقلبات السوق بأقل قدر ممكن من الخسائر.
نظام قيود يوفر لك عددًا من الأدوات التي تساعدك على إدارة مخزونك باحترافية، حتى مع تعدد قنوات البيع، والمنافسة في أسواق مختلفة، ويتم مراقبة المخزون من خلال عمليات متعددة، منها:
هناك مصطلحات كثيرة ترتبط بإدارة المخزون في الشركات المختلفة، وفهمها يساعد في فهم عملية إدارة المخزون بصورة أفضل ومن هذه المصطلحات ما يلي:
هو المستوى الذي يجب أن يتم تجديد إنتاج السلعة عند الوصول إليه لمنع انخفاض المنتج عن النسبة المطلوبة في السوق.
هي عملية تتم بصورة دورية وفي مواعيد محددة لمعرفة عدد القطع المتوفرة من السلع وتصنيفها إلى أنواع المخزون المختلفة مع تحديد نسب بيعها في السوق وكل ما يتعلق بها للتأكد من أن الإنفاق عليها لا يعد إهدارًا للمال.
المبلغ المالي الذي تم تحمله من قبل الشركة لإنتاج سلعة معينة خلال وقت محدد، وتساعد في ضبط ميزانية الشركة المخصصة للإنتاج كما تساهم في تحسين جوانب أخرى مختلفة.
هي البضائع التي تحتاج السوق إلى كم أكبر منها خلال فترات معينة.
سلع لم تعد رائجة في السوق أو أصبحت قديمة وغير مطلوبة، ويجب حصرها للتصرف فيها بأي صورة من شأنها تقليل الخسائر فيها.
مصطلح يصف حركة المنتجات في الشركة لمعرفة هل حركة الإنتاج متوافقة مع حركة البيع أم لا.
على الرغم من أن عملية مراقبة وإدارة المخزون مهمة جدًا للحفاظ على الأعمال إلا أنها تواجه تحديات عديدة قد تؤثر سلبًا على كفاءة الإنتاج أو تؤدي إلى زيادة التكاليف والخسارة، ومنها:
وقد تحدث تلك المشكلة بسبب تغير المواسم أو التقلب في الظروف الاقتصادية أو ظهور منتجات جديدة في الأسواق، ويشتمل ذلك أيضًا عدم جمع معلومات كافية عن المخزون مما يسبب نفاد المنتج في المخازن أو إنتاجه بكميا أكبر من المطلوب.
إن لم تتمكن الشركة من بيع المنتجات سريعة العطب خلال فترة صلاحيتها ستكون الخسائر فادحة، وذلك إذا لم تكن إدارة المخزون قادرة على فهم الإحصائيات المتعلقة بالمنتج ومعرفة الكميات المطلوبة منه في الأسواق ومتابعة مستوى البيع بشكل مستمر.
إذا ازدادت نسبة إرجاع المنتجات بعد شرائها ولم تتم إدارتها بسلاسة ستكون إدارة المخزون فاشلة ومتسببة في ضياع أموال الشركة وجهود عامليها ووقتهم.
والمقصود هنا عدم العمل كفريق واحد ذي أهداف محددة، أو عدم استخدام التقنيات والأنظمة الحديثة التي تساهم في رصد المخزون وجعل أي مشكلة تظهر بوضوح لعلاجها فورًا.
العمل على الإدارة الفعالة للمخزون دون الاهتمام بحالة المستودعات ودون التأكد من مدى ملائمتها للبضائع التي يتم الاحتفاظ بها فيها يجعل إدارة المخزون عملية فاشلة لا قيمة لها.
هي تغيرات غير محسوبة تسبب فشلًا ذريعًا في عمليات الإنتاج والبيع.
قد تسبب تلك الأحداث مشكلات كبيرة في الإنتاج والبيع كما تسبب خسائر مبالغ مهولة قد تجعل الشركة تفقد رأس مالها.
إن لم تتمكن المؤسسة من متابعة وإدارة المخزون فيها بكفاءة وحدثت أي أخطاء في عملية إدارة المخزون ستكون العواقب وخيمة، وقد تحدث واحدة أو أكثر من المشكلات التالية:
قد تتكلف المزيد من الأموال بسبب عدم إدارة المخزون باحترافية، وعدم معرفة أي المنتجات تم بيعها وانتهت من المخازن وأيها تنتجه بكميات تزيد عن حجم مبيعاته، وبسبب ذلك تتحمل الشركة تكلفة أكثر لتخزين المنتجات وربما تحتاج كذلك لنقلها من مكان لآخر لمحاولة تسويقها وقد تتلف المنتجات في النهاية أو تنتهي صلاحيتها، وهذه خسائر جمة.
عدم متابعة السلع الخاصة بك والحصول على إحصائيات بيعها ومستوى رضا العملاء عنها وإمداد السوق بالكم الملائم منها يجعلك تخسر عملائك ولا تتمكن من الوصول إلى رضاهم، لأنهم بالطبع يمتنعون عن شراء أي منتج لا يرتقي إلى مستوى توقعاتهم.
أي عمل غير مخطط ومنظم يسبب ضياع الوقت والمجهود، خاصةً إذا تعددت نقاط البيع وأفرع الشركة، وإذا لم تكن إدارة المخزون احترافية ستعاني من سلسلة خسائر قد تؤدي بالشركة للإفلاس.
تظهر الحاجة الماسة إلى برامج المحاسبة السحابية لإدارة المخزون بفعل العراقيل التي تأتي فجأةً دون سابق إنذار لتعطل سير العمل أحيانًا، وتكلف المنشأة خسائر فادحة في أحايين أخرى. ومن أبرز هذه العراقيل ما يلي:
وهناك الكثير غير هذا من العراقيل، ونكاد نجزم أنك صادفت أحدها أو بعضها سابقًا في منشأتك، لذا عليك الاستعانة ببرنامج المحاسبة السحابية الذي يعينك في أتمتة عملية إدارة المخزون برمتها، لتصبح في غاية السهولة، بل ويمكّنك من الوصول إلى التقارير التي تحتاج إليها لمعرفة حالة المخزون من هاتفك الذكي ما دام متصلًا بالإنترنت.
إليك ما تقدمه هذه البرامج في هذا الخصوص:
نراك قد بدأت بالتوبة، وتفكر جديًّا في الاستثمار في برنامج محاسبة سحابي ليعينك في إدارة مخزونك بحرفية عالية. من أفضل برامج المحاسبة السحابية المتخصصة في أتمتة عملية إدارة المخزون في المملكة العربية السعودية - وبشهادة مئات العملاء الراضين - هو برنامج قيود المحاسبي السحابي، لا تأخذ بكلامنا؛ جربه مجانًا لمدة 14 يومًا واحكم بنفسك.
انطلقنا من بداية هذه المقالة من فكرة جوهرية واحدة وهي: كيفية إدارة المخزون بحرفية عالية من خلال الهاتف الذكي، وهذا تمامًا ما يوفره لك قيود في هذا الخصوص. يعتبر قيود من أفضل البرامج الرائدة في مجال المحاسبة السحابية في المملكة العربية السعودية؛ فهو سهل للغاية، ولا يحتاج إلى خبرة طويلة في المحاسبة أو سلاسل التوريد أو فنون إدارة المشاريع لتبدأ من فورك في إدارة مخزونك، فهو يسهل عليك العملية برمتها من خلال حلوله العملية الفريدة. يوفر لك قيود المزايا التالية:
وكما قلنا لك سابقًا، لا تأخذ بكلامنا؛ جربه مجانًا لمدة 14 يومًا
تعتبر إدارة المخزون هي العنصر الأهم في عملية نجاح المنشآت، إذ كيف يستقيم لأي منشأة أن تمضي نحو تحقيق أهدافها ببيانات ناقصة وغير دقيقة عن حالة منتجاتها، وكمياتها، دع عنك حجم المبيعات والمشتريات، ثم -وهو الأهم-: كيف تتخذ أنجح القرارات المتعلقة بمخزونك في دقائق معدودات دون الحاجة إلى عشرات الساعات في تنظيم البيانات وفحصها. لهذا من الأهمية بمكان الاستثمار في برنامج محاسبة سحابي فعال مثل قيود. جرب قيود مجانًا لمدة 14 يومًا
انضموا إلى مجتمعنا الملهم! اشتركوا في صفحتنا على لينكد إن وتويتر لتكونوا أول من يطلع على أحدث المقالات والتحديثات. فرصة للتعلم والتطوير في عالم المحاسبة والتمويل. لا تفوتوا الفرصة، انضموا اليوم!